Mehr Zeit für den Sachverhalt, weniger Zeit für die Akte.
Vor Ort gesprochen. Der Vermerk liegt im Vorgang.
Scrypa Verwaltung strukturiert Ihre gesprochene Vorgangsdokumentation zu Aktenvermerk, Ortstermin und Anhörung und überträgt sie in Ihr Fachverfahren und Ihre E-Akte.
Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter in Bauaufsicht, Ordnungsamt, Umwelt- und Denkmalbehörde, im Bürgerbüro und in der Wohngeldstelle, dazu Außendienst und Amtsleitung.
„Ortstermin Lindenstraße 14, Bauherr und Architektin waren anwesend, die Dachgaube ist zwei Meter breiter ausgeführt als genehmigt, der Nachweis der Abstandsfläche kommt bis zum 30. September.“
Strukturiert übertragen
- Termin und BeteiligteOrtstermin Lindenstraße 14, Bauherr und Architektin anwesend
- FeststellungDachgaube zwei Meter breiter als genehmigt
- Nächster SchrittNachweis der Abstandsfläche bis 30. September
Am Ortstermin
gesprochen, solange der Sachverhalt vor Augen liegt, statt Tage später aus dem Gedächtnis
Pflichtangaben
Beteiligte, Feststellung und Ergebnis entlang der Kataloge des Verwaltungsverfahrens
In der EU
Verarbeitung und Speicherung ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU
Der Alltag
Der Ortstermin war am Vormittag, der Vermerk kommt am Freitag.
Vormittags die Begehung, nachmittags zwei Anhörungen, dazwischen der Publikumsverkehr. Der Vermerk entsteht später, oft Tage später, aus Notizzetteln und Erinnerung. Was dabei verloren geht, fehlt in der Begründung, in der Fristenkontrolle und in der Akte, die im Widerspruchsverfahren aufgeschlagen wird.
Warum ein eigenes Scrypa Verwaltung
Scrypa Verwaltung ist bewusst nicht das Protokollwerkzeug für die Ratssitzung, sondern die tägliche Vorgangsdokumentation: Aktenvermerk, Ortstermin und Anhörung, strukturiert entlang der Kataloge des Verwaltungsverfahrens und zurückgeschrieben in das System, in dem die Akte geführt wird.
Warum es zählt
Beim Widerspruch entscheidet der Vermerk, nicht die Erinnerung.
§ 39 Abs. 1 Satz 3 VwVfG ist eine der leisesten Vorschriften des Verwaltungsverfahrens und eine der folgenreichsten: Die Begründung von Ermessensentscheidungen soll auch die Gesichtspunkte erkennen lassen, von denen die Behörde bei der Ausübung ihres Ermessens ausgegangen ist.
Diese Gesichtspunkte entstehen im Moment der Entscheidung, am Ortstermin, im Gespräch, beim Abwägen zwischen zwei vertretbaren Wegen. Aufgeschrieben werden sie oft erst Tage später, wenn der Vorgang schon fünf Vorgänge weiter liegt. Kommt Monate später der Widerspruch, entscheidet nicht die Erinnerung der Sachbearbeiterin, sondern der Vermerk in der Akte.
Scrypa Verwaltung verschiebt den Zeitpunkt. Die Fachkraft spricht, was sie festgestellt und abgewogen hat, solange es frisch ist. Daraus entsteht ein strukturierter Entwurf entlang der Pflichtangaben, den sie prüft, korrigiert und freigibt, bevor er in den Vorgang geht. Die Abwägung selbst bleibt bei ihr.
Was im Moment der Entscheidung nicht festgehalten wird, lässt sich im Widerspruchsverfahren nicht nachholen.
Angebote
Was Scrypa Verwaltung für Sie übernimmt.
„Ich spreche den Vermerk noch auf dem Grundstück, bevor ich ins Auto steige. Am Freitag muss ich nicht mehr rekonstruieren, was der Bauherr zugesagt hat.“
Ehrlich beantwortet
Was Ämter, Datenschutz und Personalrat vor der Entscheidung wirklich fragen.
Hier geht es um Vorgänge, die im Widerspruch und vor dem Verwaltungsgericht tragen müssen, und um eine Beschaffung, die geprüft wird. Deshalb steht nebeneinander, was Scrypa Verwaltung leistet und was ausdrücklich nicht.
Ersetzt das unser Sitzungsprotokoll?
Was Scrypa tut
Scrypa Verwaltung deckt den Vorgang ab: Aktenvermerk und Gesprächsnotiz, Ortstermin und Begehung, Anhörung, Ermessensvermerk und Bürgergespräch, strukturiert und zurück in das Fachverfahren.
Was Scrypa nicht tut
Nein, und das sagen wir offen. Scrypa Verwaltung ist kein Sitzungsdienst und erzeugt keine Niederschrift für Rat, Kreistag oder Ausschuss. Dafür gibt es spezialisierte Werkzeuge, die an Ihr Ratsinformationssystem angebunden sind, und die bleiben für die Sitzung die bessere Wahl.
Entscheidet die KI über Anträge oder wägt sie das Ermessen ab?
Was Scrypa tut
Scrypa Verwaltung hält fest, welche Gesichtspunkte die Sachbearbeiterin genannt hat, mit Datum, Beteiligten und Ergebnis, und ordnet sie den Feldern des Vermerks zu. Mehr nicht.
Was Scrypa nicht tut
Scrypa Verwaltung übt kein Ermessen aus, bewertet keine Anträge und erstellt keine Bescheide. Es gibt keine Entscheidungsempfehlung, kein Scoring und keine Rechtsauskunft. Die Abwägung bleibt vollständig bei der Sachbearbeiterin.
Wird das ungeprüfte Transkript Aktenbestandteil und damit einsehbar?
Was Scrypa tut
Das ungeprüfte Transkript und der Vorschlag sind Entwurf. Nach § 29 Abs. 1 Satz 2 VwVfG gilt das Akteneinsichtsrecht bis zum Abschluss des Verwaltungsverfahrens nicht für Entwürfe zu Entscheidungen und die Arbeiten zu ihrer unmittelbaren Vorbereitung. In den Vorgang geht erst die Fassung, die die Fachkraft geprüft und freigegeben hat.
Was Scrypa nicht tut
Scrypa Verwaltung legt nichts eigenständig ab und macht keinen Entwurf ohne Freigabe zum Aktenbestandteil. Ob ein einzelnes Dokument im Einzelfall der Akteneinsicht unterliegt, entscheidet Ihr Haus, nicht die Software.
Wie kommt der Vermerk in unser System, und wo liegen die Daten?
Was Scrypa tut
Je nach System als direkte Übertragung über eine vorhandene Schnittstelle, als strukturierte Übergabe zum Import oder als geprüfter Text, den die Fachkraft in die E-Akte einfügt. Verarbeitet wird in Rechenzentren in der EU, verschlüsselt im Transport und in der Ablage, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO.
Was Scrypa nicht tut
Scrypa Verwaltung ersetzt enaio, d.velop, regisafe oder Prosoz nicht und verlangt keinen Systemwechsel. Eine tiefe Integration sagen wir nicht pauschal zu. Welche Stufe für Ihr Haus möglich ist, klären wir vor dem Start.
Passt das in unsere Beschaffung, und was braucht der Datenschutz?
Was Scrypa tut
Vor der Entscheidung erhalten Sie Auftragsverarbeitungsvertrag, technische und organisatorische Maßnahmen, die Liste der Unterauftragnehmer und eine vorbereitete Datenschutz-Folgenabschätzung als versionierte Dokumente. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist bei öffentlichen Stellen regelmäßig Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO.
Was Scrypa nicht tut
Wir führen kein Siegel nach dem BSI-Kriterienkatalog C5. Die Erfüllung dieses Katalogs wird durch Wirtschaftsprüfer testiert, ein Testat ist keine Zertifizierung, und wo wir in diesem Prüfweg stehen, benennen wir offen. Die Beteiligung Ihres Personalrats nehmen wir Ihnen ebenfalls nicht ab.
Das ist der Stand von heute. Auftragsverarbeitungsvertrag, technische und organisatorische Maßnahmen, die Liste der Unterauftragnehmer und die vorbereitete Datenschutz-Folgenabschätzung stellen wir vor dem Start bereit, rechtzeitig für Ihre Vergabe- und Datenschutzprüfung. Was noch im Aufbau ist, benennen wir offen.
Sicher & konform
§ 24 VwVfG, Untersuchungsgrundsatz
Die Behörde ermittelt den Sachverhalt von Amts wegen. Was am Ortstermin gesehen und gesagt wurde, trägt den Vorgang deshalb nur, wenn es festgehalten ist. Die Vorlagen führen durch Beteiligte, Feststellung und Ergebnis, damit die Ermittlung im Vorgang sichtbar bleibt.
§ 28 VwVfG, Anhörung Beteiligter
Vor einem eingreifenden Verwaltungsakt ist Gelegenheit zu geben, sich zu den entscheidungserheblichen Tatsachen zu äußern. Die Vorlage für die Anhörung hält fest, worauf hingewiesen wurde, was die oder der Beteiligte vorgebracht hat und welche Frist gesetzt ist.
§ 39 VwVfG, Begründung und Ermessen
Mitzuteilen sind die wesentlichen tatsächlichen und rechtlichen Gründe, und bei Ermessensentscheidungen soll die Begründung auch die Gesichtspunkte erkennen lassen, von denen die Behörde ausgegangen ist. Der Ermessensvermerk sammelt genau diese Gesichtspunkte im Moment der Entscheidung, wo sie entstehen.
Datenschutz und Vergabe
Verarbeitet und gespeichert wird ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Für die Vergabeprüfung liegen die Unterlagen versioniert bereit, und beim BSI-Kriterienkatalog C5 benennen wir sauber, was er ist: Seine Erfüllung wird durch Wirtschaftsprüfer testiert.
Passt in Ihr Fachverfahren
- Anbindung an E-Akte und Fachverfahren wie enaio, d.velop, regisafe und Prosoz
- Aktenvermerk und Gesprächsnotiz direkt nach dem Termin, auch ohne Netz
- Ortstermin und Begehung mit Beteiligten, Feststellung und Frist
- Anhörung nach § 28 VwVfG und Vermerk zur Ermessensbegründung
- Lernende KI mit der Fachsprache der kommunalen Verwaltung
Scrypa Verwaltung live erleben.
Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter in Bauaufsicht, Ordnungsamt, Umwelt- und Denkmalbehörde, im Bürgerbüro und in der Wohngeldstelle, dazu Außendienst und Amtsleitung.
FAQ
Noch Fragen?
Nein. Für die Niederschrift von Rat, Kreistag und Ausschüssen gibt es spezialisierte Werkzeuge am Ratsinformationssystem, und dabei bleibt es. Scrypa Verwaltung deckt die tägliche Vorgangsdokumentation ab, also Aktenvermerk, Ortstermin, Anhörung und Bürgergespräch.
Nein. Scrypa Verwaltung überträgt den geprüften Eintrag in das System, das Sie bereits führen, etwa enaio, d.velop, regisafe oder Prosoz, und ergänzt es. Ein Systemwechsel ist nicht nötig.
Nein. Scrypa Verwaltung dokumentiert, es entscheidet und bewertet nicht. Es erstellt keine Bescheide, gibt keine Rechtsauskunft und schlägt keine Entscheidung vor. Festgehalten wird, welche Gesichtspunkte die Sachbearbeitung genannt hat.
Ja. Das System ist auf Begriffe wie Vorgang, Anhörung, Nutzungsuntersagung, Abstandsfläche oder Fristsetzung ausgelegt und formt daraus einen Entwurf, den Sie prüfen und freigeben. In der Einführungsphase kommen die Begriffe und Kürzel Ihres Hauses dazu.
Ja. Die Erfassung funktioniert auch ohne durchgehende Verbindung, auf dem Grundstück, im Treppenhaus oder im Dienstwagen, und synchronisiert, sobald wieder Netz besteht.
Nein. Das ungeprüfte Transkript und der Vorschlag sind Entwurf, und nach § 29 Abs. 1 Satz 2 VwVfG gilt das Akteneinsichtsrecht bis zum Abschluss des Verfahrens nicht für Entwürfe zu Entscheidungen und die Arbeiten zu ihrer unmittelbaren Vorbereitung. In den Vorgang geht erst die freigegebene Fassung.
Verarbeitet und gespeichert wird ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU, verschlüsselt im Transport und in der Ablage. Vor dem Start erhalten Sie Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, technische und organisatorische Maßnahmen, die Unterauftragnehmer und eine vorbereitete Datenschutz-Folgenabschätzung.
Die Aufnahme ist Mittel zum Zweck, nicht Archiv. Nach der Transkription wird die Audiodatei gelöscht, Aufbewahrungsfristen sind vertraglich einstellbar. Ihre Inhalte fließen standardmäßig nicht in ein kundenübergreifendes Modelltraining.