Mehr Zeit für die Familie, weniger Zeit für die Akte.
Den Vermerk gesprochen, direkt in die Fallakte.
Scrypa Sozial strukturiert Ihre gesprochene Dokumentation zu Vermerk, Hilfeplan und Bericht und überträgt sie in Ihr Jugendhilfe-Fachverfahren.
Fachkräfte im Allgemeinen Sozialen Dienst, in ambulanten und stationären Hilfen zur Erziehung, in der Eingliederungshilfe und in der Schulsozialarbeit.
„Hausbesuch bei Familie Kaiser, die Mutter und beide Kinder waren zu Hause, Tim erzählt vom Fußballtraining, die Mutter berichtet von Schlafproblemen seit dem Umzug, nächster Termin in zwei Wochen vereinbart.“
Strukturiert übertragen
- KontaktHausbesuch, Mutter und zwei Kinder anwesend
- BeobachtungTim zugewandt, Mutter berichtet Schlafprobleme seit dem Umzug
- VereinbarungFolgetermin in zwei Wochen
Nach dem Hausbesuch
gesprochen, solange der Eindruck frisch ist, statt abends aus dem Gedächtnis
Pflichtfelder
Bedarf, Art der Hilfe und Beteiligte entlang der Kataloge des SGB VIII
In der EU
Sozialdaten werden ausschließlich in Rechenzentren in der EU verarbeitet
Der Alltag
Der Vermerk entsteht abends, der Hausbesuch war mittags.
Tagsüber Hausbesuche, Hilfeplangespräch und Schulkontakt, abends der Stapel Vermerke. Was am Küchentisch gesagt wurde, wird dann aus dem Gedächtnis rekonstruiert. Was dabei verloren geht, fehlt später in der Fallübergabe, im nächsten Hilfeplangespräch und in der Akte, die geprüft wird.
Warum ein eigenes Scrypa Sozial
Scrypa Sozial kennt die Dokumentarten der Kinder- und Jugendhilfe, vom Gesprächsvermerk über den Hilfeplan bis zum Sachbericht, und legt das Gesprochene in genau die Felder Ihres Fachverfahrens. Ein Allzweck-Diktiergerät kennt weder Hilfeplanung noch Meldepflicht.
Warum es zählt
Wochen später entscheidet die Akte, nicht die Erinnerung.
Tagsüber sind Hausbesuche, Hilfeplangespräche und Schulkontakte. Der Vermerk entsteht danach, oft abends, wenn das Büro leer ist und der Tag schon drei Familien weiter liegt. In der FaSiBa-Studie von 2025 geben über 85 Prozent der Fachkräfte im Allgemeinen Sozialen Dienst an, zu wenig Zeit für ihre täglichen Aufgaben zu haben.
Wenn Wochen oder Monate später die Akte geprüft wird, im Hilfeplangespräch, bei der Fallübergabe, vor Gericht oder durch die Aufsicht, entscheidet nicht die Erinnerung der Fachkraft, sondern das, was aufgeschrieben wurde. Eine Aktenanalyse des Deutschen Jugendinstituts von 2023 zeigt, was daran hängt: In 28 Prozent der Fälle ging aus der Dokumentation nicht hervor, ob eine Inaugenscheinnahme des Kindes erfolgt ist.
Scrypa Sozial verschiebt den Zeitpunkt. Die Fachkraft spricht den Vermerk, während der Eindruck noch frisch ist, im Auto, im Treppenhaus oder direkt nach dem Gespräch. Daraus entsteht ein strukturierter Entwurf entlang der Pflichtfelder, den die Fachkraft prüft, korrigiert und freigibt, bevor er in die Akte geht.
Was im Moment nicht festgehalten wird, fehlt genau dann, wenn es zählt.
Angebote
Was Scrypa Sozial für Sie übernimmt.
„Ich spreche den Vermerk im Auto, bevor ich zur nächsten Familie fahre. Abends muss ich nicht mehr rekonstruieren, was am Küchentisch gesagt wurde.“
Ehrlich beantwortet
Was Jugendämter und Träger vor der Entscheidung wirklich fragen.
Hier geht es um Familien, um Kinder und um Akten, die vor der Aufsicht und vor Gericht Bestand haben müssen. Deshalb steht nebeneinander, was Scrypa Sozial leistet und was ausdrücklich nicht.
Hört das Gerät im Wohnzimmer der Familie dauerhaft mit?
Was Scrypa tut
Die Aufnahme startet, wenn die Fachkraft sie bewusst auslöst, und endet, wenn sie beendet wird. Gesprochen wird das, was dokumentiert werden soll, in der Regel nach dem Kontakt, im Auto, im Treppenhaus oder am Schreibtisch.
Was Scrypa nicht tut
Scrypa Sozial hört nicht dauerhaft mit und startet keine Aufnahme von selbst. Es ist kein Mithörgerät im Wohnzimmer einer Familie und protokolliert kein Gespräch, das niemand aufgenommen hat.
Schätzt Scrypa eine Kindeswohlgefährdung ein?
Was Scrypa tut
Scrypa Sozial hält fest, was die Fachkraft beobachtet, gehört und vereinbart hat, und ordnet es den Feldern der Gefährdungseinschätzung zu: gewichtige Anhaltspunkte, unmittelbarer Eindruck vom Kind, beteiligte Fachkräfte, Ergebnis und nächste Schritte.
Was Scrypa nicht tut
Scrypa Sozial nimmt ausdrücklich keine Gefährdungseinschätzung vor. Die Einschätzung bleibt nach § 8a SGB VIII das Zusammenwirken mehrerer Fachkräfte. Es gibt kein Scoring, keine Risikoprognose und kein Ranking von Familien.
Was ist mit dem besonderen Vertrauensschutz nach § 65 SGB VIII?
Was Scrypa tut
Manche Jugendämter erfassen persönlich anvertraute Angaben heute lieber gar nicht elektronisch, weil das Fachverfahren den Zugriff Dritter nicht ausschließen kann. Bei Scrypa Sozial bleiben anvertraute Angaben an den Fall und an die Fachkraft gebunden, Rollen und Zugriffe werden entsprechend eingerichtet, und vor der Freigabe entscheidet die Fachkraft, was in die Akte gehört und was nicht.
Was Scrypa nicht tut
Scrypa Sozial macht anvertraute Angaben nicht breiter zugänglich als die Fachkraft selbst. Weil § 65 SGB VIII auch behördenintern wirkt, gibt es keine hausweite Volltextsuche über anvertraute Inhalte und keine automatische Weitergabe an andere Stellen.
Hält die Akte einer Prüfung stand, und wer haftet für den Inhalt?
Was Scrypa tut
Die Einträge folgen den Pflichtfeldern des SGB VIII und werden mit Datum, Kontaktart und Beteiligten erfasst. Das ungeprüfte Transkript und der Vorschlag sind Entwurf und damit nach § 25 SGB X von der Akteneinsicht ausgenommen. Aktenbestandteil wird erst die Fassung, die die Fachkraft korrigiert und freigegeben hat.
Was Scrypa nicht tut
Scrypa Sozial dokumentiert nichts eigenständig und trifft keine fachliche Bewertung. Die Verantwortung für den Inhalt bleibt bei der Fachkraft und beim Träger. Eine Gerichtsfestigkeit unabhängig von dieser Prüfung behaupten wir nicht.
Wie kommt der Eintrag in unser Fachverfahren, und wo liegen die Daten?
Was Scrypa tut
Je nach System als direkte Übertragung über eine vorhandene Schnittstelle, als strukturierte Übergabe zum Import oder als geprüfter Text, den die Fachkraft einfügt. Verarbeitet wird in Rechenzentren in der EU, verschlüsselt im Transport und in der Ablage, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.
Was Scrypa nicht tut
Scrypa Sozial ersetzt Prosoz 14PLUS, LÄMMkom LISSA oder Connext Vivendi nicht und verlangt keinen Systemwechsel. Welche Stufe für Ihr System möglich ist, prüfen wir vor dem Start, statt eine tiefe Integration pauschal zuzusagen.
Das ist der Stand von heute. Auftragsverarbeitungsvertrag, technische und organisatorische Maßnahmen sowie die Liste der Unterauftragnehmer stellen wir vor dem Start bereit, damit die Anzeige nach § 80 SGB X vollständig erfolgen kann. Was noch im Aufbau ist, benennen wir offen.
Sicher & konform
§ 65 SGB VIII, besonderer Vertrauensschutz
Was eine Familie der Fachkraft anvertraut, darf nur mit ihrer Einwilligung weitergegeben werden, und dieses Weitergabeverbot gilt auch innerhalb der Behörde. Rollen und Zugriffe sind so eingerichtet, dass anvertraute Angaben nicht breiter sichtbar werden als bei der Fachkraft selbst.
Hilfeplanung nach § 36 SGB VIII
Der Hilfeplan hält den Bedarf, die zu gewährende Art der Hilfe und die notwendigen Leistungen fest und wird regelmäßig überprüft. Die Vorlagen führen durch genau diese Punkte, in verständlicher und nachvollziehbarer Form.
Dokumentation und Aufbewahrung nach § 47 und § 9b SGB VIII
Erlaubnispflichtige Einrichtungen führen Aufzeichnungen nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buch- und Aktenführung, bewahren sie mindestens fünf Jahre auf und melden besondere Vorkommnisse unverzüglich. Akten der Erziehungs- und Eingliederungshilfe, der Heimerziehung und der Vormundschaft sind seit dem 1. Juli 2025 nach § 9b SGB VIII bis 70 Jahre nach Vollendung des 30. Lebensjahres aufzubewahren, mit Akteneinsichtsanspruch der betroffenen Person.
Auftragsverarbeitung nach § 80 SGB X
Sozialdaten werden ausschließlich in der EU verarbeitet und gespeichert. Vor der Beauftragung erhalten Sie die Unterlagen für die Anzeige an die Aufsichtsbehörde, einschließlich der Unterauftragnehmer.
Passt in Ihr Jugendhilfe-Fachverfahren
- Anbindung an Jugendhilfe-Fachverfahren wie Prosoz 14PLUS, Prosoz OK.jus, LÄMMkom LISSA und Connext Vivendi
- Gesprächsvermerk und Kontaktdokumentation direkt nach dem Termin
- Hilfeplan mit Bedarf, Art der Hilfe, Leistungen und Überprüfungstermin
- Meldung besonderer Vorkommnisse und Aufzeichnungen nach § 47 und § 9b SGB VIII
- Lernende KI mit der Fachsprache der Kinder- und Jugendhilfe
Scrypa Sozial live erleben.
Fachkräfte im Allgemeinen Sozialen Dienst, in ambulanten und stationären Hilfen zur Erziehung, in der Eingliederungshilfe und in der Schulsozialarbeit.
FAQ
Noch Fragen?
Ja. Das System ist auf die Sprache der Kinder- und Jugendhilfe ausgelegt und erkennt Begriffe wie Hilfe zur Erziehung, Hilfeplan, Gefährdungseinschätzung oder Fallübergabe zuverlässig. In der Einführungsphase kommen die Begriffe und Abkürzungen Ihres Hauses dazu.
Nein. Scrypa Sozial überträgt den strukturierten Eintrag in Ihr vorhandenes Fachverfahren, etwa Prosoz 14PLUS, Prosoz OK.jus, LÄMMkom LISSA oder Connext Vivendi, und ergänzt es. Ein Systemwechsel ist nicht nötig.
Nein. Scrypa Sozial dokumentiert, es bewertet nicht. Die Gefährdungseinschätzung bleibt nach § 8a SGB VIII das Zusammenwirken mehrerer Fachkräfte, und über die Hilfe entscheiden Sie im Hilfeplanverfahren. Es gibt kein Scoring und kein Risiko-Ranking von Familien.
Anvertraute Angaben bleiben an den Fall und an die Fachkraft gebunden, wie es der besondere Vertrauensschutz nach § 65 SGB VIII verlangt. Dieses Weitergabeverbot gilt auch innerhalb der Behörde, deshalb steuern Rollen und Zugriffe, wer einen Eintrag überhaupt sieht.
Ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU, verschlüsselt im Transport und in der Ablage. Vor der Beauftragung erhalten Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag und die Angaben zu Unterauftragnehmern, die Sie für die Anzeige nach § 80 SGB X brauchen.
Ja. Scrypa Sozial arbeitet offline-fähig, im Hausflur, im Auto oder in der Wohngruppe, und synchronisiert den Eintrag, sobald wieder Verbindung besteht.
Die Einträge sind entlang der Pflichtangaben des SGB VIII aufgebaut, mit Datum, Kontaktart und Beteiligten, und auf die Aufzeichnungspflichten nach § 47 SGB VIII sowie die langen Aufbewahrungsfristen nach § 9b SGB VIII ausgelegt. Was eingesprochen wurde, wird vor der Übernahme angezeigt, sodass die Fachkraft jeden Eintrag freigibt.
Die Aufnahme ist Mittel zum Zweck, nicht Archiv. Nach der Transkription wird die Audiodatei gelöscht, Aufbewahrungsfristen sind vertraglich einstellbar. Ihre Inhalte werden standardmäßig nicht für ein kundenübergreifendes Modelltraining verwendet.