Mehr Zeit für das Gespräch, weniger Zeit für den Vermerk.
Das Gespräch gesprochen. Der Vermerk steht im System.
Scrypa Frontline strukturiert Ihr gesprochenes Beratungsgespräch zu Vermerk, Potenzialanalyse und Kooperationsplan und überträgt es in Ihr Fachverfahren.
Integrationsfachkräfte und Fallmanagement im Jobcenter und in der Agentur für Arbeit, Maßnahmeträger nach AZAV sowie Beratungsstellen in Wohnungsnotfallhilfe, Schuldner-, Migrations- und Suchtberatung.
„Termin mit Herrn K., 42, seit acht Monaten im Leistungsbezug. Gelernter Zerspanungsmechaniker, seit dem Bandscheibenvorfall keine schwere körperliche Arbeit mehr. Handlungsstrategie bleibt Vermittlung, Zielberuf verschiebt sich Richtung Qualitätskontrolle.“
Strukturiert übertragen
- AusgangslageHerr K., 42, seit acht Monaten im Leistungsbezug
- EinschränkungZerspanungsmechaniker, keine schwere körperliche Arbeit
- HandlungsstrategieVermittlung, Zielberuf Richtung Qualitätskontrolle
Nach dem Gespräch
der Vermerk entsteht im Anschluss an den Termin, nicht abends aus dem Gedächtnis
Pflichtform
Potenzialanalyse, Kooperationsplan und Nachweise entlang der gesetzlichen Kataloge
In der EU
Verarbeitung und Speicherung ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU
Der Alltag
Nach dem letzten Termin wartet der Stapel Vermerke.
Zwischen zwei Terminen bleiben zehn Minuten, und in denen soll der Vermerk zum vorigen Gespräch entstehen. Also wandert er auf einen Zettel, in den Kopf oder auf den Abend. Was dabei verloren geht, fehlt später im Kooperationsplan, in der Fortschreibung und in der Akte, die bei der nächsten Prüfung aufgeschlagen wird.
Warum ein eigenes Scrypa Frontline
Scrypa Frontline kennt die Sprache der Beratung, von der Potenzialanalyse über Eigenbemühungen bis zur Handlungsstrategie, und strukturiert das Gesagte zum fertigen Eintrag. Ein Allzweck-Diktiergerät kennt weder Kooperationsplan noch Maßnahmenachweis.
Warum es zählt
Vollständigkeit wird längst gemessen, Qualität nicht.
Der Bundesrechnungshof hat die Beratung in der Grundsicherung geprüft und dabei etwas gefunden, das jede Fachkraft kennt: In 28 von 126 geprüften Fällen fand über rund ein halbes Jahr kein einziges Beratungsgespräch statt. Nicht aus Unwillen, sondern weil zwischen Terminen, Nachweisen und Fristen die Zeit dafür nicht blieb.
Gemessen wird trotzdem. In der Auswertungsschicht über dem Fachverfahren läuft seit Jahren ein Feld für den letzten Beratungsvermerk mit, die Vollständigkeit von Vermerken wird also längst maschinell überwacht. Besser geworden ist die Qualität der Beratung dadurch nicht, und der Bundesrechnungshof hält die stichprobenartige Fallkontrolle der Teamleitungen ausdrücklich für zu gering.
Scrypa Frontline setzt vor der Messung an. Wer den Vermerk im Anschluss an das Gespräch spricht, statt ihn abends nachzutragen, hat am Ende des Tages nicht nur ein gefülltes Feld, sondern einen Eintrag, der den Verlauf trägt: Ausgangslage, Vereinbarung, nächster Schritt, prüfbar für die Fortschreibung nach sechs Monaten.
Vollständigkeit lässt sich erzwingen. Zeit für das Gespräch entsteht nur, wenn die Dokumentation nicht mehr den Abend kostet.
Angebote
Was Scrypa Frontline für Sie übernimmt.
„Ich spreche den Vermerk direkt nach dem Termin ein, solange das Gespräch noch frisch ist. Der Kooperationsplan ist fortgeschrieben, bevor der nächste Kunde im Raum sitzt.“
Ehrlich beantwortet
Was Träger und Personalräte vor der Entscheidung wirklich fragen.
Sprachdokumentation im Sozialleistungsbereich berührt das Sozialgeheimnis, die Schweigepflicht und das Vertrauen im Beratungsraum. Deshalb steht hier nebeneinander, was Scrypa Frontline leistet und was ausdrücklich nicht.
Wird das Beratungsgespräch mitgehört?
Was Scrypa tut
Die Aufnahme startet, wenn die Fachkraft sie auslöst, in der Regel im Anschluss an den Termin. Gesprochen wird das, was dokumentiert werden soll, also das Ergebnis des Gesprächs.
Was Scrypa nicht tut
Scrypa Frontline hört nicht dauerhaft mit, startet keine Aufnahme von selbst und ist nicht als Mitschnitt des laufenden Beratungsgesprächs gedacht. Soll im Gespräch selbst aufgezeichnet werden, ist das eine Entscheidung Ihres Hauses und braucht eine eigene Rechtsgrundlage und Aufklärung der Ratsuchenden.
Entscheidet die KI über Leistungen oder bewertet sie Menschen?
Was Scrypa tut
Scrypa Frontline formt Gesprochenes zu einem strukturierten Entwurf entlang der Pflichtfelder. Die Fachkraft prüft, korrigiert und gibt frei, erst dann geht der Eintrag ins Zielsystem.
Was Scrypa nicht tut
Scrypa trifft keine Entscheidung über Leistungen, Sanktionen oder Zuweisungen. Es gibt keine Bewertung von Personen, kein Scoring, keine Vermittlungsprognose und kein Profiling. Diese Funktionen sind bewusst nicht Teil des Produkts, auch nicht als Zusatzmodul.
Was ist mit dem Sozialgeheimnis und der Schweigepflicht?
Was Scrypa tut
Sozialdaten unterliegen dem Sozialgeheimnis nach § 35 SGB I, das ausdrücklich auch innerhalb des Leistungsträgers gilt. Zugriff gibt es deshalb nur rollenbasiert und fallbezogen. Als externer Dienstleister lassen wir uns zur Geheimhaltung verpflichten und verpflichten unsere Unterauftragnehmer weiter, wie es § 203 Abs. 4 StGB verlangt.
Was Scrypa nicht tut
Wir behandeln den Auftragsverarbeitungsvertrag nicht als Ersatz für diese Verpflichtung. Es sind zwei getrennte Dokumente, und die Anzeige an die Aufsichtsbehörde nach § 80 SGB X ersetzt ebenfalls keines von beiden.
Was passiert bei einer Prüfung durch Aufsicht oder Kostenträger?
Was Scrypa tut
Prüfungen erfolgen unterlagenbasiert und häufig ohne vorherige Ankündigung. Scrypa Frontline erzeugt Einträge mit Zeitstempel und Urheber entlang der gesetzlichen Kataloge, sodass Anlass, Ergebnis, Vereinbarung und nächster Schritt belegt sind. Aufbewahrungsfristen werden je nach Programm eingestellt.
Was Scrypa nicht tut
Wir versprechen kein Bestehen einer Prüfung. Ob ein Nachweis anerkannt wird, entscheidet die Prüfinstanz, nicht die Software. Scrypa sorgt dafür, dass die Unterlage vorhanden, vollständig und nachvollziehbar ist, nicht dafür, dass die Fachleistung erbracht wurde.
Wie kommt der Eintrag in unser Fachverfahren?
Was Scrypa tut
Je nach System auf drei Wegen: als direkte Übertragung in die Felder über eine vorhandene Schnittstelle, als strukturierte Übergabe zum Import oder als fertig strukturierter Text, den die Fachkraft geprüft einfügt. Die Feldzuordnung wird pro Haus eingerichtet.
Was Scrypa nicht tut
Scrypa Frontline ersetzt Ihr Fachverfahren nicht und verlangt keinen Systemwechsel. Eine tiefe Integration in Systeme, deren Schnittstellen wir nicht kennen, sagen wir nicht pauschal zu. Was für Ihr System möglich ist, klären wir vor dem Start.
Das ist der Stand von heute. Auftragsverarbeitungsvertrag, Verpflichtung zur Geheimhaltung, technische und organisatorische Maßnahmen und die Liste der Unterauftragsverarbeiter stellen wir vor dem Start bereit, rechtzeitig für Ihre Anzeige an die Aufsichtsbehörde. Was noch im Aufbau ist, benennen wir auf der Seite Sicherheit offen.
Sicher & konform
Auftragsverarbeitung nach § 80 SGB X
Sozialdaten dürfen nur im Inland, in der EU, im EWR oder in einem Land mit Angemessenheitsbeschluss verarbeitet werden. Scrypa arbeitet in der EU und stellt Ihnen die Angaben zu Unterauftragsverhältnissen so bereit, dass Sie die Anzeige an die Aufsichtsbehörde vor Auftragserteilung machen können.
Verpflichtungskette nach § 203 StGB
Externe IT-Dienstleister gelten als sonstige mitwirkende Personen. Wir lassen uns zur Geheimhaltung verpflichten und verpflichten unsere Unterauftragnehmer weiter, als eigenes Dokument neben dem Auftragsverarbeitungsvertrag.
Sozialgeheimnis nach § 35 SGB I
Das Sozialgeheimnis schützt Sozialdaten ausdrücklich auch innerhalb des Leistungsträgers. Scrypa arbeitet deshalb mit rollenbasiertem, fallbezogenem Zugriff statt mit einem gemeinsamen Postfach für das ganze Team.
Nachweis und Aufbewahrung
Teilnehmerdokumentation und Verwendungsnachweise müssen für den Kostenträger vorhanden und prüfbar sein. Die Aufbewahrungsfrist hängt vom Programm ab, bei ESF Plus läuft sie ab dem 31. Dezember des Jahres der letzten Zahlung, bei De-minimis deutlich länger, und wird pro Träger eingestellt.
Passt in Ihr Fachverfahren der Beratung und Vermittlung
- Anbindung an Fachverfahren der Vermittlung und Beratung wie VerBIS und die E-Akte der Bundesagentur
- Kooperationsplan nach § 15 SGB II mit Zielbereich, Eigenbemühungen und Fortschreibung
- Teilnehmerdokumentation und Maßnahmenachweis für eMaw und Z-EU-S
- Fachverfahren kommunaler und freier Träger wie Prosoz OPEN, LÄMMkom LISSA, CAWIN und Vivendi NG Consil
- Lernende KI mit der Sprache von Beratung und Vermittlung
Scrypa Frontline live erleben.
Integrationsfachkräfte und Fallmanagement im Jobcenter und in der Agentur für Arbeit, Maßnahmeträger nach AZAV sowie Beratungsstellen in Wohnungsnotfallhilfe, Schuldner-, Migrations- und Suchtberatung.
FAQ
Noch Fragen?
Ja. Das System ist auf Begriffe wie Potenzialanalyse, Handlungsstrategie, Eigenbemühungen und Zielberuf ausgelegt und formt daraus einen Entwurf, den Sie prüfen und freigeben.
Nein. Scrypa Frontline überträgt den strukturierten Eintrag in das Fachverfahren, das Sie bereits führen, ob VerBIS, Prosoz OPEN, LÄMMkom LISSA, CAWIN oder Vivendi NG Consil, und ergänzt es. Ein Systemwechsel ist nicht nötig.
Nein. Scrypa dokumentiert, es entscheidet und bewertet nicht. Es gibt kein Scoring, keine Vermittlungsprognose und kein Profiling, und jeder Eintrag wird von der Fachkraft freigegeben.
Nein. Den Kooperationsplan gibt es nur im SGB II. Im SGB III arbeiten Sie mit der Eingliederungsvereinbarung und der Potenzialanalyse, und dafür gibt es eigene Vorlagen.
Die Verarbeitung findet ausschließlich in der EU statt. Vor dem Start erhalten Sie Auftragsverarbeitungsvertrag, Verpflichtung zur Geheimhaltung nach § 203 StGB und die Liste der Unterauftragsverarbeiter, damit Sie die Anzeige nach § 80 SGB X vor Auftragserteilung machen können.
Die Einträge folgen den gesetzlichen Katalogen und werden mit Zeitstempel und Urheber abgelegt, sodass Anlass, Ergebnis und nächster Schritt belegt sind. Ob ein Nachweis anerkannt wird, entscheidet die Prüfinstanz, nicht die Software.
Ja. Die Erfassung funktioniert auch ohne durchgehende Verbindung, etwa im Hausbesuch oder auf der Straße, und synchronisiert, sobald wieder Netz besteht.
Die Aufnahme ist Mittel zum Zweck, nicht Archiv. Nach der Transkription wird die Audiodatei gelöscht, Aufbewahrungsfristen sind vertraglich einstellbar. Ihre Inhalte fließen standardmäßig nicht in ein kundenübergreifendes Modelltraining.