Fotos gehören zur Baustellendokumentation. Sobald Personen erkennbar sind, gelten DSGVO, BDSG und KunstUrhG. Welche Rechtsgrundlage die Dokumentation trägt, was für eigene Mitarbeiter gilt und welche Praxisregeln Betriebe einhalten sollten.
Ein Foto vom Rohrbruch, eines vom fertigen Bad, eines vom Riss im Estrich: Kaum eine Baustellendokumentation kommt ohne Bilder aus. Solange nur Bauteile im Bild sind, ist das datenschutzrechtlich unproblematisch. Sobald der Kollege, der Elektriker vom anderen Gewerk oder der Bauherr erkennbar mit aufs Bild kommen, verarbeitet der Betrieb personenbezogene Daten. Das ist kein Grund, das Fotografieren einzustellen. Es ist ein Grund, ein paar Regeln zu kennen.
Wann ein Foto personenbezogen ist
Die DSGVO gilt, sobald eine Person auf dem Bild identifizierbar ist. Ein Gesicht reicht, aber auch eine markante Firmenjacke mit Namen oder das Kennzeichen des Fahrzeugs im Hintergrund können genügen. Dann braucht die Aufnahme, die Speicherung und jede Weitergabe eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO.
Die Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse
Für die eigene Baustellendokumentation kommt in der Regel Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO in Betracht. Danach ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn sie „zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich [ist], sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen“. Das Interesse, den Baufortschritt, den Zustand der Vorleistung und Mängel zu belegen, ist ein anerkanntes Interesse. Das Wort „erforderlich“ ist dabei der Maßstab: Wenn das Bauteil ohne die Person genauso dokumentiert werden kann, ist die Person nicht erforderlich.
Wer sich auf das berechtigte Interesse stützt, hat nach Art. 13 Abs. 1 Buchstabe d DSGVO zudem eine Informationspflicht: Der Betrieb teilt der betroffenen Person mit, welche „berechtigten Interessen, die von dem Verantwortlichen oder einem Dritten verfolgt werden“ der Verarbeitung zugrunde liegen. Praktisch heißt das: Ein Hinweis im Auftrag oder in den Auftragsbedingungen, dass zur Dokumentation Fotos angefertigt werden, auf denen Personen zu sehen sein können.
Fotografieren Sie das Bauteil, nicht den Kollegen. Dann stellt sich die Datenschutzfrage meistens gar nicht.
Eigene Mitarbeiter: Beschäftigtendatenschutz
Für Fotos der eigenen Monteure gilt zusätzlich § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG: „Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung […] erforderlich ist.“ Ein Foto, das den Arbeitsstand belegt und auf dem der Monteur nebenbei zu sehen ist, lässt sich darunter fassen. Ein Foto, das den Monteur zeigen soll, etwa für die Website, braucht seine Einwilligung. Nach § 26 Abs. 2 BDSG ist dabei die Freiwilligkeit zu prüfen, und „die Einwilligung hat schriftlich oder elektronisch zu erfolgen, soweit nicht wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist“.
Veröffentlichen ist etwas anderes als dokumentieren
Solange das Foto in der Projektakte bleibt, geht es um Datenschutz. Sobald es nach außen geht, gilt zusätzlich das Kunsturhebergesetz. § 22 Satz 1 KunstUrhG: „Bildnisse dürfen nur mit Einwilligung des Abgebildeten verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden.“ Ausnahmen nennt § 23 Abs. 1 KunstUrhG, etwa „Bilder, auf denen die Personen nur als Beiwerk neben einer Landschaft oder sonstigen Örtlichkeit erscheinen“. Das Referenzfoto vom fertigen Dach mit dem Dachdecker im Vordergrund ist kein Beiwerk.
Fünf Praxisregeln
Erstens: Objekt statt Person fotografieren, und wenn eine Person nötig ist, dann von hinten oder aus der Distanz. Zweitens: Fotos zweckgebunden ablegen, also im Projekt, nicht in der privaten Galerie des Smartphones. Drittens: Zugriff begrenzen auf die, die das Projekt bearbeiten. Viertens: Löschfristen festlegen, in der Regel gebunden an die Gewährleistungsfrist des Projekts, nicht „für immer“. Fünftens: Den Bauherrn und, bei Arbeiten in fremden Betrieben, den Auftraggeber über die Fotodokumentation informieren.
Das Gleiche gilt für Sprachnotizen, in denen Namen fallen: Auch das sind personenbezogene Daten. Scrypa verarbeitet und speichert innerhalb der EU und löscht die Audiodatei nach der Transkription; was bleibt, ist der geprüfte Eintrag, den Sie Ihrem Projekt zuordnen und nach Ablauf der Aufbewahrung löschen können.
Dieser Beitrag gibt die Rechtslage nach DSGVO, BDSG und KunstUrhG allgemein wieder und ersetzt keine datenschutzrechtliche Beratung im Einzelfall.
Kennzahlen in diesem Beitrag sind illustrativ und basieren auf Branchenstudien zur sprachbasierten Dokumentation. Sie ersetzen keine betriebsindividuelle Prüfung.