Für Rechnungen gelten seit 2025 acht Jahre, für Stundenaufzeichnungen im Bau zwei Jahre, für Mängelansprüche bis zu fünf Jahre. Welche Frist für welches Dokument gilt, wann sie beginnt und warum Zettel und lose Fotos diese Fristen selten überstehen.
Der Ordner mit den Aufmaßen von 2021, der Karton mit den Stundenzetteln, die Fotos auf dem alten Diensthandy: Irgendwann fragt sich jeder Betrieb, was davon weg kann. Die Antwort hängt davon ab, welche Funktion das Dokument hat. Denn dasselbe Blatt Papier kann Buchungsbeleg, Arbeitszeitaufzeichnung und Beweismittel zugleich sein, und für jede dieser Rollen gilt eine andere Frist.
Steuerrecht: acht Jahre für Belege
§ 147 Abs. 1 AO zählt auf, was aufzubewahren ist, darunter unter Nummer 4 „Buchungsbelege“ und unter Nummer 5 „sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind“. Die Fristen stehen in § 147 Abs. 3 Satz 1 AO: „Die in Absatz 1 Nummer 1 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die in Absatz 1 Nummer 4 aufgeführten Unterlagen acht Jahre und die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren“. Die acht Jahre für Buchungsbelege sind neu; bis Ende 2024 waren es zehn. Für Kaufleute sagt § 257 Abs. 4 HGB dasselbe: Buchungsbelege „acht Jahre“, Handelsbücher „zehn Jahre“.
Wann die Frist beginnt, regelt § 147 Abs. 4 AO: „mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem […] der Buchungsbeleg entstanden ist“. Eine Rechnung vom März 2026 ist also bis Ende 2034 aufzubewahren.
Das Aufmaß selbst ist kein Buchungsbeleg. Es ist aber die Mengenberechnung, aus der die Rechnung entsteht, und damit eine Unterlage, die „für die Besteuerung von Bedeutung“ sein kann. Wer auf Nummer sicher gehen will, bewahrt Aufmaß und Rapport so lange auf wie die Rechnung, zu der sie gehören.
Digital aufbewahren ist ausdrücklich erlaubt
§ 147 Abs. 2 AO lässt die Aufbewahrung „als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern“ zu, „wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten […] während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.“ Ein PDF im Projektordner erfüllt das. Ein Foto in der Galerie eines Smartphones, das in zwei Jahren ausgetauscht wird, erfüllt es nicht.
Die Frist ist nicht das Problem. Das Problem ist, das Dokument nach sechs Jahren noch zu finden und dem Projekt zuordnen zu können.
Arbeitsrecht: zwei Jahre für Stundenaufzeichnungen
Der Rapport ist zugleich eine Arbeitszeitaufzeichnung. Für das Baugewerbe schreibt § 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG vor, die Aufzeichnungen der täglichen Arbeitszeit „mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren“. Was genau aufzuzeichnen ist und bis wann, behandelt der Beitrag zur Arbeitszeiterfassung im Baugewerbe.
Zivilrecht: so lange, wie Mängelansprüche möglich sind
Die dritte Frist steht in keinem Aufbewahrungsgesetz, sondern folgt aus der Gewährleistung. Nach § 634a Abs. 1 Nr. 2 BGB verjähren Mängelansprüche „in fünf Jahren bei einem Bauwerk“, beginnend nach § 634a Abs. 2 BGB „mit der Abnahme“; bei VOB/B-Verträgen sind es nach § 13 Abs. 4 Nr. 1 VOB/B (Ausgabe 2016) „für Bauwerke 4 Jahre“. Solange lässt sich der Betrieb noch in Anspruch nehmen, und solange sollte er belegen können, was er vorgefunden, abgesprochen und geleistet hat. Baustellenberichte, Bedenkenanzeigen, Abnahmeprotokolle und Fotos gehören deshalb mindestens bis zum Ende dieser Frist ins Projekt.
Die Übersicht
Rechnungen und Buchungsbelege: acht Jahre nach § 147 Abs. 3 AO, ab Ende des Entstehungsjahres. Aufmaße und Rapporte als Grundlage der Rechnung: sinnvollerweise ebenso lange. Stundenaufzeichnungen im Baugewerbe: mindestens zwei Jahre nach § 17 Abs. 1 MiLoG. Baustellenberichte, Fotos, Abnahmeprotokolle: bis zum Ende der Verjährung von Mängelansprüchen, also fünf Jahre nach § 634a BGB beziehungsweise vier Jahre nach § 13 VOB/B, jeweils ab Abnahme.
Alle diese Fristen setzen voraus, dass das Dokument dem Projekt zugeordnet ist und lesbar bleibt. Genau daran scheitern Zettel und lose Fotos. Wer Aufmaß, Rapport und Baustellenbericht vor Ort einspricht und als strukturierten Eintrag im Projekt seiner Software ablegt, hat das Dokument dort, wo es in acht Jahren gesucht wird. Scrypa Handwerk überträgt genau dorthin; Daten lassen sich exportieren und nach Ablauf der Aufbewahrung löschen.
Dieser Beitrag gibt die Rechtslage nach AO, HGB, MiLoG, BGB und VOB/B (Ausgabe 2016) allgemein wieder und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.
Kennzahlen in diesem Beitrag sind illustrativ und basieren auf Branchenstudien zur sprachbasierten Dokumentation. Sie ersetzen keine betriebsindividuelle Prüfung.