Im Baugewerbe müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens nach sieben Tagen aufgezeichnet sein. Was § 17 MiLoG und die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts verlangen, und warum der abends rekonstruierte Rapport diese Anforderungen oft nicht erfüllt.
Der Rapport ist im Handwerk die Grundlage der Abrechnung: Wer war wann auf welcher Baustelle, wie lange, mit welcher Anfahrt. Weniger präsent ist, dass derselbe Rapport eine gesetzlich vorgeschriebene Aufzeichnung ist, die bei einer Prüfung durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit vorgelegt werden muss. Und dass das Gesetz recht genau sagt, wie sie auszusehen hat.
Die Pflicht: § 17 MiLoG
§ 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG verpflichtet Arbeitgeber, die geringfügig Beschäftigte oder Arbeitnehmer „in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen“ beschäftigen, „Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren.“ § 2a Abs. 1 SchwarzArbG nennt an erster Stelle: „1. im Baugewerbe“.
Drei Anforderungen stecken darin. Aufgezeichnet werden müssen Beginn, Ende und Dauer, nicht nur die Summe. Die Aufzeichnung muss spätestens am siebten Kalendertag nach dem Arbeitstag vorliegen. Und sie muss zwei Jahre aufbewahrt werden. Nach § 17 Abs. 2 MiLoG sind die Unterlagen zudem „im Inland in deutscher Sprache“ bereitzuhalten, und „auf Verlangen der Prüfbehörde sind die Unterlagen auch am Ort der Beschäftigung bereitzuhalten“, also auf der Baustelle.
Der Zoll fragt nicht, wie viele Stunden es waren. Er fragt, von wann bis wann, und wann Sie das aufgeschrieben haben.
Die Ausweispflicht auf der Baustelle
Dazu kommt § 2a Abs. 1 SchwarzArbG: Im Baugewerbe tätige Personen sind verpflichtet, „ihren Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz mitzuführen und den Behörden der Zollverwaltung auf Verlangen vorzulegen“. Nach § 2a Abs. 2 SchwarzArbG hat der Arbeitgeber jeden Arbeitnehmer „vor der Erbringung der Dienst- oder Werkleistungen nachweislich und schriftlich auf die Pflicht nach Absatz 1 hinzuweisen“ und diesen Hinweis aufzubewahren. Auch das ist ein Dokument, das bei einer Prüfung verlangt wird.
Die allgemeine Pflicht: das Bundesarbeitsgericht
Unabhängig vom Mindestlohngesetz hat das Bundesarbeitsgericht mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer zu erfassen. § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verlangt vom Arbeitgeber, „für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen“. Das gilt für alle Betriebe, nicht nur für die in § 2a SchwarzArbG genannten Branchen. Für das Handwerk außerhalb des Baugewerbes ist damit die Frage nicht, ob erfasst werden muss, sondern wie.
Warum der Abend-Rapport nicht reicht
Die verbreitete Praxis sieht so aus: Der Monteur füllt den Wochenrapport am Freitag aus oder diktiert die Stunden abends aus dem Gedächtnis, das Büro überträgt sie in die Lohnsoftware. Gegen § 17 MiLoG verstößt das nicht zwingend, die Sieben-Tage-Frist lässt Spielraum. Aber die Aufzeichnung ist dann eine Schätzung. Beginn und Ende werden gerundet, Pausen pauschal abgezogen, die Anfahrt hinzugerechnet. Bei einer Prüfung fällt das auf, wenn die Zeiten über Wochen identisch aussehen. Und bei der Abrechnung fällt es auf, wenn der Kunde die Stunden anzweifelt und niemand mehr weiß, wann der Tag wirklich begann.
Erfassung im Moment
Eine Aufzeichnung, die Beginn, Ende und Dauer tatsächlich abbildet, entsteht am einfachsten dann, wenn die Zeit vergeht: beim Eintreffen auf der Baustelle, beim Verlassen. Wer den Rapport einspricht, während er das Fahrzeug ablädt, und ihn beim Aufräumen abschließt, hat einen Eintrag mit Zeitstempel, der die Sieben-Tage-Frist gar nicht erst braucht. Scrypa Handwerk strukturiert Rapport und Stundenzettel aus dem Gesprochenen und überträgt sie in Ihre Lohn- oder Zeiterfassungssoftware, mit Datum, Mitarbeiter, Beginn, Ende und Pause.
Dieser Beitrag gibt die Rechtslage nach MiLoG, SchwarzArbG und ArbSchG allgemein wieder und ersetzt keine arbeitsrechtliche Beratung im Einzelfall. Ob Ihr Betrieb unter § 2a SchwarzArbG fällt, hängt von der Zuordnung Ihres Gewerbes ab.
Kennzahlen in diesem Beitrag sind illustrativ und basieren auf Branchenstudien zur sprachbasierten Dokumentation. Sie ersetzen keine betriebsindividuelle Prüfung.